El exceso de trabajo es un reclamo común de los propietarios de pequeñas empresas, quienes también se quejan de que nunca les alcanzan las horas del día para desahogar el trabajo. Sin embargo, este problema pudiera remediarse con una efectiva delegación.

Delegar es el arte de obtener cosas a través de otra gente.

Errores de delegación

Muchos de los propietarios de negocios que también son administradores de los mismos, están orgullosos del hecho de haber construido sus organizaciones de la nada. En el comienzo, los empresarios muchas veces desarrollan todas las tareas del negocio.

Esto es bastante razonable, pero conforme la operación crece, ellos deben de manejar también muchos otros puestos. Ellos pueden creer que nadie más que ellos puede hacer el trabajo, pero contrariamente, esto puede llevarlos al fracaso. Es posible también que la presión del trabajo o la gradual expansión haga que el empresario no sea capaz de revisar diariamente todo el trabajo a tiempo.

Otra razón por la que los propietarios de pequeños negocios no delegan, es que algunas veces es preferible la rutina a la dificultad.

También hay que reconocer que, cuando se delega ambos: el empresario y el empleado, tienen una oportunidad de ampliar sus habilidades. Mediante la delegación, usted puede facilitar la administración del trabajo y muchas veces incrementar la efectividad tanto de usted mismo como de los trabajadores, y en consecuencia, de su organización.

Los beneficios del delegar

Tiempo para hacer más. Un propietario-administrador que pueda delegar efectivamente, probablemente logrará incrementar su producción. Mediante una apropiada delegación, asignación y coordinación de tareas, un administrador puede movilizar recursos y lograr más resultados que no podrían haber sido posibles sin una cabal delegación.

Tiempo para actividades administrativas. La delegación permite al propietario-administrador la oportunidad de manejar más aspectos del trabajo. Por ejemplo: proyectos de planeación, planes para el desarrollo de negocios, monitoreos de cómo van los negocios, monitoreos del desarrollo del personal y contender con los problemas que vayan surgiendo.

Crear un respaldo propio. La delegación de responsabilidades en diferentes áreas creará un respaldo de fuerza de trabajo, que puede utilizarse en momentos de emergencia

Beneficios para los empleados

Desarrollo de habilidades de los empleados. Los propietarios-administradores que fallan en la delegación efectiva, privan a sus empleados de la oportunidad de mejorar sus habilidades y de asumir mayores responsabilidades. Puesto que los empleados son capaces de realizar tareas que aún no han aprendido, ganando experiencias, ellos dejarán la empresa para tener más retos y un ambiente que los apoye.

Esto sucede más frecuentemente con aquellos empleados que tienen más talento -precisamente las personas que uno no desea perder. Después de todo, una rutina de trabajo debe ser un conjunto de oportunidades crecientes de mejoramiento para un empleado.

Incremento del involucramiento del empleado. Una adecuada delegación, estimula al empleado a participar más para comprender e influir en su trabajo. Conforme se incrementa su involucramiento en el lugar de trabajo, usted podrá incrementar también el entusiasmo e iniciativa por su trabajo.

Beneficios para la empresa

Maximizar la productividad. Hacer el mejor uso de los recursos disponibles incrementa la productividad. La delegación también provee de un ambiente adecuado para que los empleados aporten nuevas ideas en favor del mejoramiento del flujo y operaciones en el lugar de trabajo.

Incremento de la velocidad y efectividad de las decisiones. Una organización responde mejor a los retos en un ambiente donde los individuos están más cerca de los problemas y toman decisiones para resolver esos problemas.

Incremento en la flexibilidad de la operación. Una efectiva delegación capacita a varias personas en el desarrollo de las mismas tareas. Como resultado de esto, cuando alguno se ausenta o cuando la crisis requiere del apoyo de otros con funciones que regularmente no son parte de su trabajo, varios trabajadores estarán ya familiarizados con las asignaciones.

Preparar más gente para la promoción o rotación de responsabilidades. Esto por lo tanto, facilita el trabajo del propietario-administrador, quien puede fácilmente encontrar a alguien para supervisar cuando esté ausente.

Un Plan de Cinco Puntos

1. Decidir qué y qué no delegar. La guía general que usted debe seguir para decidir qué debe delegar incluye:

El trabajo que puede ser manejado adecuadamente por sus trabajadores;
Toda la información necesaria para la toma de decisiones que debe estar disponible para el trabajador en quien se delegarán las tareas;
Las tareas que involucran más detalles operativos que aspectos de planeación o de organización;
Las tareas que no requieren habilidades únicas inherentes a la posición del propietario;
Otra persona que como usted puede tener directo control sobre las tareas.

No obstante, cualquier rutina de trabajo, o recolección de información o asignación, involucra extensos detalles como realizar cálculos, reportes, etc., todos los elementos que pueden ser delegados.
Las tareas que deben ser delegadas incluyen la delegación de sus propios procesos, evaluaciones de empleados y disciplina, planeación y previsiones, tareas confidenciales, situaciones complejas y situaciones de sensibilidad.

2. Decidir en quien delegar. Obviamente, la habilidad de delegar estará dominada por el tamaño y la calidad de la fuerza de trabajo en cualquier momento. Sin embargo, tres factores son de primordial importancia cuando seleccione a la persona correcta para una asignación:
Las habilidades de los empleados;
Los intereses de los empleados;
La carga de trabajo.

3. Comunique su decisión. Describa que es lo que está delegando y proporciónele bastante información para que pueda asumir la tarea. Proporcione las directrices por escrito, para evitar el síndrome de "no sabía". Si existe una brecha entre lo asignado y la habilidad del empleado, usted debe ser muy claro y conciso al describir los pasos de la tarea.

Tenga en mente que una nueva asignación, particularmente involucra varias etapas, que probablemente no queden totalmente entendidas en una primera explicación. Elabore para usted mismo una clasificación de como trabajan los empleados con sus asignaciones. Monitoree de cerca a los trabajadores en los que ha delegado y evitará pérdidas posteriores de tiempo a largo plazo.

4. Administre y evalúe. Desde el comienzo, establezca claramente los tiempos en los que usted se reunirá con la persona para revisar su desempeño. El secreto de la delegación es llevar un adecuado seguimiento.

5. Reconocimiento. Los resultados que son reconocidos, son repetidos. Usted debe monitorear y corresponder al desarrollo de la persona. De otra manera, será como jugar sin llevar las anotaciones, lo que al final no es motivante.

Parte de la esencia de la delegación es estar atento para juzgar cuando el empleado está listo para manejar simultáneamente más asignaciones. Si es necesario, delegue por etapas, comience con pequeñas tareas y vaya incrementando los retos.

Por supuesto, una de las cosas que usted nunca puede delegar es la contabilidad (esto para el caso de pequeños negocios ). No es el caso en el cual el empleado maneja las tareas, en este caso es su reputación lo que está en juego.

Delegar es una forma de tomar riesgos -si usted no puede aceptar que habrá pequeños errores, usted nunca será capaz de delegar. Una efectiva delegación que es cuidadosamente planeada y bien ejecutada derivará en la liberación de algo de tiempo y también en un negocio más rentable.

* The Essence of Small Business
Colin Barrow
Prentice Hall International (UK) Ltd, 1993 pp. 163-166