Preparándose para ferias y misiones comerciales.

A la hora de mostrar productos en el exterior, las ferias internacionales, las misiones comerciales y las rondas de negocios son las opciones más elegidas siendo una alternativa viable tanto para grandes empresas como para Pymes. No obstante, existen muchos aspectos importantes al organizar estas acciones, que no son conocidos o tenidos en cuenta y que pueden colaborar con el mejor desempeño de la empresa.

Salvo que concurramos a la feria en calidad de meros observadores, cosa que pocas empresas se pueden permitir, es un error no prepararnos y plantear algunos objetivos y metas concretas que deben derivar de nuestra participación en el evento.
Ante todo, y a pesar de la “globalización”, debemos tener en cuenta qué producto vamos a vender y en qué mercado, estableciendo cual ofrece las mejores condiciones para nuestra inserción. Sobre este punto, es importante hacer un trabajo de inteligencia de mercado, es decir, analizar aspectos como importaciones y exportaciones del rubro, exportaciones del producto en cuestión al mundo y al mercado anfitrión, aranceles de ingreso, cuotas, aspectos sanitarios, competencia, costos de fletes, logística, seguros e impuestos internos, normas de calidad, usos y costumbres e imagen sobre nuestro país y sus productos.
El conocimiento de estos aspectos es fundamental y va a facilitar la negociación con nuestros potenciales clientes que apreciarán especialmente nuestro asesoramiento o facilitación en aspectos tan importantes para la concreción de la operación.

Dicho análisis nos brindará información muy importante respecto a nuestro real potencial exportador.

¿Dónde estar?

Una vez elegido el mercado, debemos identificar en qué encuentros podemos participar: como parte de una estrategia de marketing integral, o como una acción de venta puntual. Hay diversos portales que informan al respecto y pueden conseguirse en las representaciones diplomáticas de los países que sean de nuestro interés, catálogos de ferias. También las cámaras de comercio disponen de esta información.

Localizada la feria o evento, es importante solicitar a los organizadores información detallada sobre el mismo: antecedentes cualitativos y cuantitativos (si existen cifras y detalles de volumen de negocios generados, número de visitantes y procedencia, opinión de expositores de ediciones anteriores), el público que espera convocar en esta edición y la descripción del mismo, las empresas que expondrán, etc.. Esta información debería contrastarse o validarse con empresas que ya hayan participado y a través de información de ediciones anteriores que pueda aparecer divulgada en prensa, web u otros medios.

¿Como participar?

Si se trata de una misión comercial, por lo general las empresas se suman a los organizados por organismos o instituciones nacionales (Ministerios, Organismos Especializados, Cancillería, entre otros). En algunos casos son las cámaras o consultoras especializadas las que convocan, pero en todos los casos se ofrecen, con mayor o menor grado de profesionalidad, agendas de negocios en el mercado elegido, eventos de promoción de productos y degustaciones.

Otra alternativa interesante pero poco utilizada en Latinoamérica es la asociación con empresas colegas o complementarias a nuestro negocio, para establecer sinergias que distribuyan el esfuerzo y permitan mayor potencia en la presentación ante mercados extranjeros.

A pesar de lo expuesto, es importante aclarar que nadie nos podrá garantizar la efectividad de una operación de este tipo, sino que esta depende básicamente de nuestra planificación y generación de nuestra propia agenda, así como la ineludible preparación e investigación previa que debemos realizar.

Exploración previa de contactos.

Una vez realizada la inscripción en la misión o la ronda de negocios, e identificadas las empresas que han demostrado interés en conocernos, es importante ponernos a disposición de nuestra contraparte y ofrecer información detallada de nuestra empresa y nuestros productos.
El contacto vía mail y envío de nuestra página web puede economizar tiempo respecto al tradicional envío de catálogos y folletos por correo o por courier, aunque esta instancia no debe subestimarse si es que el cliente solicita específicamente material impreso. Debemos destacar que la presencia de la empresa en la red, es un elemento bien visto por las empresas extranjeras, porque remite a cierto grado de confiabilidad y actualidad.

La importancia de presentar previamente nuestra empresa radica en darnos a conocer de antemano, de tal forma que nuestro interlocutor ya conozca algunos de nuestros aspectos relevantes a la hora de los encuentros personales, ahorrando tiempo y posibles malentendidos.

De nuestra parte, a fin de contactar a nuestros posibles clientes en esos eventos, deberemos analizar el catálogo de inscriptos que la propia feria elabora para la ocasión. En caso de ya estar presentes con nuestro producto en el mercado en que se realiza la feria, debemos elaborar cuidadosamente el detalle de viejos, actuales o potenciales clientes que tenemos interés que nos visiten en nuestro stand y convocarlos.
Si ya hemos participado en otras ediciones del evento, se nos ofrece la excelente oportunidad de retomar contactos de anteriores años que no han fructificado en negocios pero consideramos que tienen potencial.

La presentación.

Cuando la presencia en la feria implica la participación con un stand, generalmente los organizadores de ferias ofrecen el montaje o armado del mismo en el espacio contratado o recomiendan a una empresa especializada, y esto garantiza cierta tranquilidad para nuestra empresa en cuanto al cumplimiento de los requisitos que previamente, y con la mayor antelación posible, se solicitarán a la empresa montadora del stand.
Lo mismo acontece con servicios de recepcionistas o promotoras/es.
Si bien ambos puntos son de vital importancia para el éxito, no nos detendremos ahora en su desarrollo que puede demandar un extenso espacio.

En cuanto a los materiales de presentación, es fundamental proveerse de folletería impresa, presentaciones digitales (multimedia), tarjetas personales, muestras comerciales y todo aquel material de promoción de nuestra empresa o productos que sea de utilidad en varios idiomas, o como mínimo en inglés.

En la reunión, momento clave, hay que considerar varios aspectos. Si el viaje ha sido largo o agotador, tener en cuenta que hay que estar en las mejores condiciones físicas y anímicas, y por ello es aconsejable no participar inmediatamente después de arribados al destino. Se deben también prever las posibles demoras que pueden acontecer en escalas o vuelos internacionales.

Segundo, cuidar detalles relativos a vestimenta, prolijidad, presentación y gestualidad. No hay que olvidar que tenemos una sola oportunidad para causar una primera impresión. Generalmente, las representaciones diplomáticas locales del país al que viajaremos pueden proporcionar información valiosa sobre la política, geografía, cultura y hasta sobre la “cultura de negocios” del país. En otros casos puede recurrirse a empresarios o colegas que ya han viajado o consultores experimentados que conozcan el país anfitrión.
También hay que considerar previamente e informarse de los tiempos de traslado y el modo de transporte más adecuado si es que nos vamos a desplazar de una reunión a otra en la misma jornada.

Consideremos que todos estos detalles y la preparación previa, que pueden parecer menores, constituyen una inversión para el éxito de una etapa decisiva para la empresa. En el caso de las pymes, esto se potencia especialmente, y dado el gran esfuerzo que debe realizar una pequeña empresa para viajar o internacionalizar sus productos, no es conveniente buscar el ahorro en detalles tan importantes y que pueden dar por tierra con todo el esfuerzo realizado.

Termina la feria, comienza el trabajo.

Luego de las ferias, rondas de negocios o misiones comerciales, es cuando comienza verdaderamente el trabajo.

Es muy importante realizar un exhaustivo registro de todos los contactos y reuniones mantenidas y lo hablado en ellas (guardar notas, conservar folletos, tarjetas personales, fotografía que registre la acción realizada). En un evento internacional el número de contactos puede ser importante y es imposible recordar todos los detalles y compromisos asumidos (envío de cotizaciones, informaciones, mails de agradecimiento, generación de contactos con terceras empresas)
Debido a la expectativa que se genera durante y en la semana posterior a la feria, es importante ser ejecutivo en este tipo de gestiones que demandan poco tiempo y hablan bien de nuestra actitud empresarial. De todos modos, vale mencionar que parte importante del éxito de las gestiones radica en su seguimiento posterior y en la adecuada priorización de los contactos más interesantes para perseverar en la relación con los mismos.
Dependiendo del tipo de producto que manejamos, debemos tener muy claro que el cierre efectivo de algunos negocios puede demandar plazos medianos o largos y que si hemos evaluado adecuadamente el nivel de contactos, nuestros resultados estarán subordinados al mantenimiento de una comunicación permanente y fluida con estos potenciales clientes.

Elaborado por Mercosoft Consultores